Atelier de planification stratégique septembre 2017

Bienvenue à cet atelier qui nous amènera au raisonnement important de la planification stratégique au sein de la SSVP National et de la région de l'Ontario, et comment et pourquoi il est bon pour vos conseils et vos conférences.

En assistant à cet atelier, vous me dites que vous êtes intéressé par la planification stratégique et que cela peut être pour une ou plusieurs des raisons suivantes:

• Vous croyez à la planification stratégique et vous voulez en savoir plus
• Vous avez entendu parler de la planification stratégique et vous voulez en savoir plus à ce sujet
• Vous n'êtes pas sûr que la SSVP a besoin d'une planification stratégique, mais vous êtes curieux à ce sujet
• Votre président ou membre de votre conférence / conseil participe à un autre atelier et on vous a demandé de participer à celui-ci

 

Aucune de ces raisons ne compte vraiment parce que quand vous partez d'ici, vous saurez pourquoi la planification stratégique est si importante pour la SSVP, pour vos conseils et vos conférences, et pour vous. Oui, la planification stratégique est importante pour vous en tant que Vincentiens.

Posons quelques questions pour avoir une idée de ce que nous faisons tous en ce qui concerne le plan stratégique.

Combien de personnes ici savent que National a un plan stratégique? 

Combien d'entre vous ont lu le plan stratégique national?

Combien de personnes ici savent que l'ONRC a un plan stratégique?

Combien d'entre vous ont lu le plan stratégique de l'Ontario?

Y a-t-il des conseils ici qui ont votre propre plan stratégique? (Oui / Non) Si oui, pouvez-vous me dire en quoi cela cadre avec les plans stratégiques de l'Ontario et du Canada? (4 piliers sont Ozanam, Œuvres Vincentiennes, Promotion & Développement)

Est-ce que quelqu'un dans vos conférences ou conseils a discuté de prendre des mesures (pas pris des mesures mais a discuté de prendre des mesures) sur un ou plusieurs des buts / actions du plan CRO?

Est-ce que quelqu'un dans vos conférences ou vos conseils a déjà commencé à agir sur un nouvel objectif ou une nouvelle action du plan du CRO? 

Savez-vous où vous pouvez trouver des copies des plans stratégiques nationaux et ontariens?

À la fin de cet atelier, vous verrez à quoi ressemble le plan stratégique ONRC (qui a été préparé selon le modèle national), vous comprendrez pourquoi le plan stratégique est important pour la SSVP, pourquoi le plan stratégique est important pour vos conseils et vos conférences à toi aussi. Espérons que nous aurons votre engagement à relever le défi d'agir sur une ou plusieurs initiatives décrites dans le plan stratégique du CRO.

Y a-t-il quelqu'un ici qui peut nous dire quel est le but d'un plan stratégique? 

En termes simples, le but d'un plan stratégique est d'avoir une feuille de route pour orienter la Société de l'endroit où nous sommes actuellement, à l'endroit où nous voulons être à un moment donné dans un avenir pas trop lointain. C'est un ensemble de buts et de cibles que la Société veut accomplir et qui sont destinés à apporter des améliorations ou des changements qui profitent à la Société dans la façon dont nous remplissons notre mandat d '«aider de toutes les manières possibles».  C'est en fait beaucoup de choses, y compris comment nous grandissons dans notre propre spiritualité. Le plan stratégique ne s'adresse pas seulement aux conseils supérieurs, national et ontarien, mais c'est un plan pour chaque conseil, pour chaque conférence et pour chaque vincentien. C'est une feuille de route qui guide tous les Vincentiens, toutes les conférences et tous les conseils dans un chemin très ciblé afin que nous puissions tous progresser dans la même direction de soutien puisque nous faisons tous partie d'une famille mondiale.

La définition de la planification stratégique de Wikipédia est «c'est le processus d'une organisation pour définir sa stratégie ou sa direction et décider de l'allocation de ses ressources pour poursuivre cette stratégie, mais aussi pour contrôler les mécanismes de mise en œuvre de la stratégie».

Vous demandez peut-être pourquoi avons-nous besoin d'un plan stratégique et comment cela fonctionne-t-il?

Regardons la première question - Pourquoi est-ce si important que nous ayons un plan stratégique? Quelqu'un at-il des idées?

Je voudrais partager que toutes les grandes entreprises ont des plans stratégiques et ils les utilisent comme ceci: 

Le plus haut niveau (bureau exécutif) fixe habituellement les objectifs de croissance ou les réalisations qu'ils veulent voir se produire au cours de l'année à venir ou au-delà, puis les équipes de gestion opérationnelle identifient ce qu'elles feront pour atteindre les objectifs supérieurs. Ensuite, les équipes de gestion ministérielles déterminent les projets qu'elles entreprendront pour atteindre les objectifs supérieurs, et les gestionnaires de première ligne travaillent fort pour que les projets réussissent. (C'est une création top down)
Puis, à la fin de l'année, le processus est inversé lorsque les gestionnaires de niveau inférieur disent ce qu'ils ont accompli à l'appui des objectifs, puis les équipes de gestion du ministère disent comment les objectifs ont été atteints et les rapports se poursuivent à chaque niveau successif, tout le chemin du retour au bureau exécutif supérieur. (c'est un rapport ascendant)
Lorsque tout cela est fait, les gestionnaires peuvent être évalués sur leur succès et les primes de performance peuvent être attribués en fonction de leurs réalisations. 

Maintenant, cette dernière étape des bonus n'est pas nécessaire pour la Société, mais l'identification des objectifs (à partir du sommet) et ensuite les rapports des conseils et des conférences (à la base) sont tous les deux nécessaires pour un plan stratégique réussi. Donc, dans ce seul cas, vous pouvez voir comment les conférences, les conseils particuliers et centraux ont tous un rôle très important à jouer dans tout plan stratégique. C'est un point très important à retenir.

Maintenant, nous sommes tous confrontés à des défis. Le Conseil national est confronté à la tâche difficile de diriger de façon structurée et unifiée les conseils et les conférences de partout au Canada. National a créé un plan pour nous aider à nous orienter sur une voie qui renforce chaque conférence en quatre piliers de base – Ozanam, Œuvres Vincentiennes, Promotion & Développement.

Nos conseils régionaux sont également confrontés à un défi. Conformément à l'initiative de National, Ontario Regional a élaboré un plan stratégique qui s'appuie sur ces quatre piliers et établit des objectifs et des mesures très précis qui nous aideront tous à atteindre notre objectif et à atteindre des objectifs réalisables et mesurables.   

Voyons voir où nous pouvons trouver les plans stratégiques.

1. Pour National, allez à https://www.ssvp.ca/sites/default/files/plan_strategique_2015-fra.pdf

2. Pour CRO, allez à http://members.ssvp.on.ca/fr/president/pdf/2017-2021-ONRC-Strategic-Plan-f.pdf

Vous remarquerez que la police de caractère noire sous chaque objectif / action est tirée directement du plan stratégique national; les caractères rouges sont les objectifs / actions identifiés par l'ONRC dans leur plan stratégique, et l'ONRC a également ajouté les résultats mesurables dans le plan.

Maintenant, regardons quelques exemples d'objectifs et d'actions tels que définis dans le plan stratégique du CRO. 

Ozanam

1.2 Soutien de la paroisse

Les présidents de conférence devraient demander une brève réunion avec leur pasteur pour toucher la base. Vous pouvez dire au pasteur que vous voulez le tenir «au courant» de la conférence et des événements à venir.

Qui devrait être présent? 

• Président
• Conseiller spirituel
• Et potentiellement votre vice-président

Quel type d'information devrait être présenté?

• Tout d'abord, un grand merci pour le soutien du pasteur et de la paroisse
• La liste actuelle des membres, y compris les noms et les informations de contact. Le pasteur devrait avoir ceci afin qu'il sache qui contacter pour tous les besoins qu'il rencontre. Il devrait être en mesure de contacter les membres de l'exécutif dans le cas où le président n'est pas disponible.
• Un bref rapport devrait être donné sur le nombre de visites à domicile effectuées par les membres de la conférence au cours de la dernière année.
• Un rapport sur les œuvres spéciales ou les événements spéciaux
• Une explication de tous les plans en œuvre

Que pourriez-vous demander au pasteur?

• Demandez le soutien continu du pasteur et de la paroisse avec encore merci pour le soutien passé - vous ne pouvez jamais dire merci trop souvent
• Permission d'utiliser les installations paroissiales pour l'année suivante (Ne présumez pas que vous continuerez à l'avoir)

• Demandez de la coopération et du soutien, au besoin, pour l'année à venir (comme un programme de Noël, une fête, une nouvelle initiative, etc.)
• Demandez la permission de parler de la Société avant toutes les messes, au moins une fois par an, généralement en septembre pour célébrer la fête de Saint Vincent de Paul.
• Tout autre élément spécifique à votre conférence

·Action 1.2.D. Les conférences auront au moins 1 présentation verbale annuelle pendant toutes les masses le dimanche le plus proche à la fête de Saint Vincent de Paul

J'ai quelques exemples d'entretiens qui peuvent être utilisés et peaufinés pour votre conférence spécifique qui sont distribués:

Œuvres Vincentiennes

2.1. La Visite à domicile

· Action 2.1.A. Les conseils / conférences fourniront un minimum d'un atelier chaque année pour les membres nouveaux et actuels (formation de recyclage pour les membres actuels).

Vous pouvez consulter le module de formation sur la visite à domicile sur le site Web national ou sur le site Web de l'Ontario à http://members.ssvp.on.ca/fr/training.php?item=3
Cette formation annuelle est très importante et offre l'opportunité de capturer des Vincentiens qui n'étaient pas encore formés et de nouveaux Vincentiens, ainsi qu'un rappel pour n'importe qui. Nous sommes conscients que certaines communautés ne font pas de visites à domicile pour diverses raisons, et nous espérons que cette formation sera offerte à toute personne intéressée même dans les communautés où les visites à domicile n'ont pas lieu afin de permettre aux personnes intéressées par des visites à domicile d'éprouver cela. Cela pourrait ensuite ramener des visites à domicile dans ces communautés.
Le véritable défi de la formation à domicile est la compétence du formateur. Le module de formation en lui-même ne suffit pas, vous voulez motiver / inspirer votre public. Le CRO cherchera à former des formateurs en 2018 qui pourront assister et former dans les communautés intéressées.

Vous pouvez également trouver une vidéo sur les visites à domicile sur le site Web du Conseil central de Toronto à http://svdptoronto.org/members-area/home-visitation

PROMOTION

3.4 Commercialisation

· Action 3.4.B. Conférences / Conseils / CRO utilisera la marque / logo national protégé par copyright sur toutes les communications, y compris la signalisation intérieure, extérieure et du véhicule, les médias stationnaires et toutes les formes de médias sociaux.

J'ai le document National Branding qui est distribué:

. Action 3.4.C. Les conseils élaboreront un plan de marketing avec l'aide du modèle d'échantillon CRO.

Consulter le document sur le site Web de l'Ontario à http://members.ssvp.on.ca/en/bestpractices.php?item=14

DÉVELOPPEMENT

4.7 Planification de la relève

· Action 4.7.A. Les présidents de la Conférence / Conseil identifieront les Vincentiens avec des compétences en leadership et les encourageront à prendre des rôles de leadership.

C'est un processus continu pour que les présidents engagent toujours les membres à utiliser leurs compétences et à aider les membres à assumer des rôles de leadership. Identifiez et invitez les leaders potentiels avec une invitation personnelle décrivant les compétences que vous voyez en eux, ce qui les rend un bon ajustement pour ce rôle de leadership. De plus, il est important d'encadrer les leaders potentiels.

· Action 4.7.B. Les élections présidentielles du Conseil / Conférence auront lieu 6 mois avant la fin du mandat du président actuel, ce qui permettra une transition sans heurts de leadership.

Il y a des domaines dans lesquels les présidents sont en place depuis plus longtemps que leur mandat et il est important de faire venir de nouveaux dirigeants apportant de nouvelles idées créatives et rajeunissant les Conférences / Conseils; en ayant des élections six mois avant la fin du mandat actuel, cela facilite la transition et le mentorat du président actuel. Certains d'entre vous auraient entendu l'atelier de planification de la relève de Phil Bondy la nuit dernière, qui aide à identifier, inviter un nouveau président à assumer le rôle. Si votre conférence ou votre conseil a du mal à identifier et à inviter un nouveau leader, assurez-vous d'inviter Phil à faire son atelier de planification de la relève pour aider à identifier un leader potentiel. Son email est sur le site.

 

Examinons maintenant un aspect très important de chaque objectif énoncé ci-dessus. Ils identifient tous qui est responsable de l'accomplissement de cette tâche. Ils vous identifient dans vos conseils, vous dans vos conférences et même vous en tant qu'individus. National et le CRO tentent d'orienter la Société sur la bonne voie de la croissance, mais c'est dans les Conférences, les Conseils particuliers et les Conseils centraux que se fait le plus grand travail de la Société. C'est dans les conférences et les conseils que nous réussissons dans le plan stratégique. C'est vous dans les conférences, conseils particuliers et conseils centraux, que vous soyez président ou non, qui est la personne la plus importante dans l'accomplissement des objectifs du plan stratégique et c'est vous qui effectuerez un changement dans la société le long d'un trajectoire de croissance cohérente. Puis, à la fin, c'est encore une fois dans les Conférences et Conseils particuliers et centraux qui vous rapporteront ce que vous avez fait, ce que vous avez accompli, comment vous avez réussi et ce que vous pourriez faire ensuite pour soutenir le plan stratégique . C'est vous qui devez relever le défi de lire le plan, accepter le plan, prendre la responsabilité de certaines actions identifiées dans le plan, et rapporter à vos conseils supérieurs sur vos actions.

Maintenant, vos conseils et vos conférences sont confrontés à quelques défis . Vos conseils et vos conférences sont responsables de la réalisation de certains des objectifs énoncés dans le plan du CRO.

Et finalement, vous faites face à un défi . 

Alors, ma question est la suivante: accepteriez-vous le défi de vous engager à lire le document du plan stratégique de l'Ontario? Appuierez-vous le Plan stratégique de l'Ontario en choisissant un ou deux nouveaux objectifs et en prenant des mesures au cours de la prochaine année pour orienter la Société vers une croissance et un succès unifiés? Allez-vous solliciter d'autres personnes au sein de vos conseils et de vos conférences pour relever le défi et assurer la réalisation de cet objectif? Voulez-vous signaler au niveau supérieur ce que vous avez fait à la fin de l'année?

National a récemment envoyé un sondage annuel sur la planification stratégique demandant à tous les présidents de compléter. Il est important de compléter ce sondage afin de pouvoir mesurer notre performance sur le plan d'une année à l'autre.