Le but de la présentation était de souligner l'importance d'utiliser un certain type d'application informatique pour aider à la tenue de registres pour les conférences, les conseils. Sont inclus trois applications spécifiques que d'autres membres de SSVP utilisent dans leurs conférences. Les présents ont été invités à remettre ces idées à leurs conférences et à voir si l'une d'entre elles fonctionnerait pour elles. Ils ont également été encouragés à chercher d'autres solutions possibles s'ils le souhaitaient.

La session a été bien accueillie avec des membres de toute la province représentés. Des membres de différentes tailles de conférences étaient également présents.

Le premier présentateur était Diacre John Girolami: (email: jgirolami@sympatico.ca)
John est un directeur à la retraite du développement technologique avec près de 40 ans d'expérience dans le développement, l'analyse et la gestion de projets. Il a parlé de « Pourquoi ma conférence devrait-elle utiliser un système de gestion des enregistrements de conférence? »

Il a discuté des défis auxquels implique une tenue adéquate des dossiers. L'utilisation de l'enregistrement informatisé peut minimiser la complexité de la tâche. En automatisant, les informations peuvent être trouvées plus facilement et plus rapidement. L'information peut également être partagée. L'accès ne serait pas limité à un emplacement physique, à un bureau ou à un classeur. La plupart des bons systèmes aident les membres à suivre les informations de visite pour ceux que nous aidons, y compris qui, quand, où, combien d'aide nous avons donné et si un suivi est nécessaire. 

La tenue de dossiers pourrait également inclure des dons à l'organisation et les demandes pourraient produire des recettes fiscales. Les bons systèmes permettent également aux membres de SSVP de partager des informations sur ceux que nous aidons de manière sécurisée. Des informations sur les bénévoles peuvent également être incluses dans le système.

L'utilisation d'Internet aujourd'hui à l'aide de l'informatique « Cloud » est l'une des meilleures méthodes pour obtenir une bonne gestion des documents. C'est une méthode peu coûteuse et sécurisée. Toutes les solutions présentées dans l'atelier utilisent Internet pour accéder et partager l'information.

Un facteur important que nous devons tous surmonter est que c'est difficile de faire des changements à la façon dont nous faisons les choses. Les vieilles habitudes meurent, pas seulement dans l'utilisation d'ordinateurs, mais on le voit aussi en essayant de manger correctement et même en établissant une bonne routine d'exercice.

Le recrutement de membres plus jeunes qui sont à l'aise avec la technologie dans leurs activités quotidiennes aidera. Beaucoup de membres expérimentés qui ont appris comment utiliser la technologie seraient également un excellent atout. Tous les outils logiciels devraient être considérés comme Facebook, Twitter, messagerie instantanée, email et autres solutions.

Les systèmes de gestion des documents électroniques sont des programmes informatiques conçus pour suivre, stocker et récupérer des informations. Les données sont sécurisées et une copie de sauvegarde peut être facilement effectuée sur une base régulière. L'accès peut être sécurisé aux personnes concernées. La déclaration des informations peut être faite avec différents outils de reporting où l'individu peut sélectionner les périodes de déclaration. Ces rapports peuvent être partagés avec tous les niveaux, y compris les conseils régionaux de l'Ontario et National.

L'espace physique nécessaire pour stocker les enregistrements peut également être réduit. L'information peut être triée par différents composants clés comme la date, le type géographique et le type de famille. L'information peut être plus facilement protégée contre le feu et le vol.

Tout cela permet au bénévole de se concentrer sur le service aux besoins des pauvres en n'ayant pas besoin de générer des rapports manuels.

Le résultat de tout cela est que votre conférence peut donner une meilleure qualité de soins à ceux qui cherchent de l'aide à court terme et à lutter contre la pauvreté systémique.

Il a également été démontré que l'acceptation de l'utilisation de nouvelles technologies a été un défi pour tout le monde, il y a même des centaines d'années. Une brève vidéo montrant les défis qu'un moine avait converti de l'utilisation d'un rouleau pour lire des informations pour être introduit dans une « livre » pour la première fois. Nous avons constaté que les choses n'ont pas tellement changé.

Présentations de solutions logicielles

Solution logicielle présentée par John Ketelaars: (email: john@ssvp.on.ca)

Une solution a été présentée par John Ketelaars de la conférence de Londres. Un autre système utilisé par Sue Armitage de la conférence de Peterborough a également été montré. Reg Harford a montré comment sa conférence utilisait une autre solution logicielle pour partager des tableurs, des Word-documents et des manuels.

John a présenté un système qu'il a développé, qu'il appelle « Saint Vincent de Paul Online Client Tracker ». Son système dispose de différentes fonctionnalités disponibles en fonction du type d'utilisateur que vous êtes. Le niveau Administrateur permet de configurer des niveaux de sécurité pour les utilisateurs et de configurer de nouveaux utilisateurs. Des sauvegardes peuvent également être prises. L'utilisateur de niveau standard peut mettre à jour des informations sur ceux que nous aidons directement.

Une très bonne fonctionnalité est l'utilisation d'un Exemple de site web. C'est là que l'on apprenait à utiliser le système. Un ensemble d'exemples d'entrées sont préchargés et l'utilisateur peut ajouter ou modifier des informations pour voir comment fonctionne le système. Une fois que vous avez signé, les informations sont réinitialisées et les modifications sont perdues.

Une fois que vous êtes à l'aise, vous pouvez accéder au système en tant qu'utilisateur standard où la plupart des fonctionnalités sont à votre disposition. Les modifications apportées à l'information sont enregistrées.

Les informations sont accessibles en utilisant les menus déroulants. La liste des clients permet d'accéder à l'information pour ceux que nous visitons. Les informations comprennent le nom, l'adresse, la date de la dernière visite, le numéro de téléphone, le nombre d'adultes, le nombre d'enfants avec des tranches d'âge. Une section pour entrer les dernières informations de visite est également là. Des informations sur les bons alimentaires, les cartes-cadeaux avec des notes expliquant l'action peuvent être entrées et vues. En outre, les notes sur la famille en général peuvent être entrées et vues.

Le programme comprend une fonction de statistiques ou de rapport. Les informations d'écran et les rapports récapitulatifs selon la fourchette de dates sont également disponibles. Vous pouvez également rechercher les informations en fonction des mots de recherche spécifiques que vous définissez et d'une plage de dates. Vous pouvez également faire rapport sur ceux qui ont été vus à plusieurs reprises en exécutant une requête sur les informations.

Solution logicielle présentée par Sue Armitage:

Une autre solution utilisée par la conférence de Sue Armitage a été présentée. Son logiciel utilise un service Web pour lequel une conférence paie des frais d'accès mensuels. Le coût est d'environ 10 dollars par mois. Le logiciel permet des fonctionnalités similaires aux logiciels listés ci-dessus. L'accès est limité aux données de votre conférence. L'accès est par Internet et un code utilisateur et un mot de passe sont nécessaires.

Members can set up and access detailed information as to who they visit, information about the family, help that was given. Reporting for the conference is also there.

Solution logicielle présentée par Reg Harford: (email: allsaints@ssvplondon.com)

La présentation de Regs a montré comment sa conférence utilise un service Web appelé « DropBox ». Il permet aux utilisateurs d'envoyer des documents, des feuilles de calcul et des manuels à stocker sur le système via Dropbox. Vous pouvez accéder à ces documents et tableurs par différents membres qui ont un identifiant utilisateur et un mot de passe. L'objet ne peut être ouvert que par un utilisateur à la fois. Si un autre utilisateur essaie d'obtenir l'information pendant que quelqu'un l'utilise, on leur dira qu'ils ne peuvent pas modifier les informations. Une fois qu'un utilisateur change les informations et l'enregistre, l'objet est mis à jour dans Dropbox et il est déverrouillé afin qu'une autre personne puisse l'utiliser.

Conclusion

Toutes ces solutions permettent à une conférence d'utiliser des systèmes informatiques utilisant Internet afin d'enregistrer et d'informer sur l'aide que nous fournissons aux personnes dans le besoin. Nous encourageons tous les présidents de la conférence à envisager d'utiliser un système de gestion des dossiers de conférence. Cela vous aidera à mieux servir les pauvres.